Mengotomatiskan Respons WhatsApp dengan Otomatisasi Workflow #
Pelajari cara mengotomatiskan respons WhatsApp Anda dengan mulus menggunakan fitur workflow canggih SunnyDay. Panduan ini akan memandu Anda melalui proses penyiapan untuk memastikan Anda memaksimalkan kehadiran Anda di WhatsApp untuk lead generation dan customer engagement.
https://www.loom.com/share/580dd12eb3a7492eac3379f941cdd1fe?sid=e7caa54f-20c5-4d46-892b-0bc620f1b492
Langkah 1: Buat Workflow Baru
Untuk memulai, navigasikan ke menu “Automations” di akun SunnyDay Anda dan klik “+ Create new workflow“. Pilih “Start from scratch” untuk membangun workflow Anda dari awal.
Langkah 2: Siapkan Trigger
Pilih trigger yang sesuai untuk memulai workflow Anda. Misalnya, Anda dapat memilih “Customer replied” atau “Form submitted” tergantung pada kebutuhan Anda.
Langkah 3: Terapkan Filter Khusus WhatsApp
Untuk memastikan workflow ini hanya berlaku untuk interaksi WhatsApp, tambahkan kondisi filter. Pilih “Reply channel” dan atur ke “WhatsApp” untuk membatasi ruang lingkup. Anda dapat menambahkan filter lain, seperti “Message contains”, untuk memicu respons tertentu.
Langkah 4: Definisikan Aksi Otomatis
Dengan trigger dan filter di tempatnya, klik + (plus) button yang Anda inginkan. Ini bisa berupa “Send WhatsApp message” untuk balasan otomatis.
Langkah 5: Kustomisasi Respons Otomatis
- Di bawah bagian WhatsApp Template, pilih “None – Manual Text” (untuk respons kustom).
- Buat pesan yang akan dikirim secara otomatis ketika pelanggan mengirim pesan kepada Anda di WhatsApp.
- Gunakan variabel dinamis (misalnya: Nama Kontak, Email, Nama Perusahaan) untuk mempersonalisasi respons.
- Klik Simpan Trigger.
Langkah 6: Simpan & Aktifkan Workflow
Click Save Action → Publish → Save untuk mengaktifkan workflow Anda.
Cara Memilih Nomor Telepon Pengirim untuk Mengirim Pesan WhatsApp #
Panduan ini akan memandu Anda tentang cara memilih nomor telepon yang tepat untuk mengirim pesan WhatsApp dalam workflow Anda, memastikan bahwa pesan Anda berasal dari sumber yang diinginkan.
Langkah 1: Tambahkan Aksi dalam Workflow
- Dalam workflow Anda, klik ikon “+” untuk menambahkan aksi baru.
Langkah 2: Pilih WhatsApp sebagai Tipe Aksi
- Di bagian “Action“, cari “WhatsApp” dan pilih opsi tersebut.
Langkah 3: Pilih Nomor Telepon Pengirim
- Dari daftar dropdown, pilih nomor telepon yang ingin Anda gunakan untuk mengirim pesan WhatsApp Anda.
Cara Mengkonfigurasi “Wait for WhatsApp contact Reply” #
Dengan SunnyDay, Anda dapat menanggapi dan berinteraksi secara efektif dengan kontak Anda berdasarkan respons mereka di WhatsApp. Fitur ini dapat diatur melalui “Wait for reply”, di mana Anda dapat secara khusus mengkonfigurasi waktu tunggu untuk balasan WhatsApp. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk memulai:
Langkah 1: Masuk ke menu Automations > Workflows > Create Workflow > Start from Scratch
Langkah 2: Pilih Add new Trigger dan cari Contact Created
Langkah 3: Klik tombol + untuk menambahkan aksi > Pilih WhatsApp
Langkah 4: PILIH TEMPLATE WHATSAPP > Pilih template yang ingin Anda kirimkan
Langkah 5: Klik tombol + > Pilih Wait
Langkah 6: Atur WAIT FOR > Contact Reply > REPLY TO > WhatsApp lalu klik Save Action
Langkah 7: Klik tombol + > ACTION NAME: WhatsApp
SELECT WHATSAPP TEMPLATE: None – Manual Text
Catatan: Anda dapat mengirim pesan teks secara gratis tanpa biaya tambahan karena Free Entry Point Conversations aktif setelah pelanggan membalas pesan Anda.
Langkah 8: Klik Save Action, lalu Publish Automation, dan terakhir klik Save.
Cara Mengkonfigurasi “Do Not Disturb (DND)” untuk WhatsApp #
Fitur “Do Not Disturb (DND)” di SunnyDay memungkinkan Anda untuk mengelola komunikasi masuk dengan menentukan jam DND untuk WhatsApp. Ini berarti Anda dapat mencegah pesan otomatis dikirim selama jam-jam ini, memastikan pelanggan tidak terganggu di luar jam kerja.
Langkah 1: Masuk ke menu Automations > Workflows > Create Workflow > Start from Scratch
Langkah 2: Pilih Add New Trigger > Customer Replied
Langkah 3: Pilih Add filters > Reply Channel > WhatsApp dan Contains phrase > STOP, lalu klik Save Trigger
Langkah 4: Klik tombol + > Cari DND > Pilih Enable/Disable DND
Langkah 5: Pilih Enable DND for specific channels
Channels: WhatsApp > Klik Save Action
Catatan: Anda juga dapat mengaktifkan DND untuk semua channel dengan memilih opsi Enable DND for all channels.
FAQs #
T: Apakah pengaturan “Do Not Disturb (DND)” memengaruhi saluran komunikasi lain atau hanya WhatsApp? J: Pengaturan DND secara khusus dirancang untuk memengaruhi komunikasi WhatsApp. Ini tidak memengaruhi saluran lain seperti SMS, Email, atau telepon.
T: Apa perbedaan antara “None – Manual Text” dan memilih template saat mengirim pesan WhatsApp di workflow? J:
- None – Manual Text: Opsi ini memungkinkan Anda untuk mengetik pesan custom secara langsung. Ini cocok untuk balasan yang dipersonalisasi atau situasi di mana Anda tidak memerlukan template yang telah disetujui sebelumnya.
- Template: Menggunakan template melibatkan memilih dari pesan yang telah disetujui sebelumnya oleh WhatsApp. Template ini biasanya digunakan untuk pemberitahuan, pembaruan, atau pesan standar lainnya untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan WhatsApp.
T: Bisakah saya menggunakan otomatisasi workflow WhatsApp untuk mengirim pesan di luar jendela 24 jam? J: Ya, Anda dapat mengirim pesan di luar jendela 24 jam menggunakan template pesan WhatsApp yang telah disetujui sebelumnya. Template ini harus sesuai dengan kebijakan perpesanan WhatsApp.
T: Apa itu ‘Free Entry Point Conversation’ dan bagaimana perbedaannya dengan percakapan biasa? J: ‘Free Entry Point Conversation’ adalah percakapan yang dimulai dari titik masuk gratis yang disediakan oleh WhatsApp, seperti iklan “Click to WhatsApp” di Facebook. Percakapan ini memberikan jendela 24 jam gratis untuk interaksi, yang berarti Anda dapat mengirim pesan marketing atau lainnya tanpa biaya selama periode tersebut. Percakapan biasa tidak dimulai dari titik masuk gratis dan mungkin dikenakan biaya standar setelah 24 jam.
T: Apa yang terjadi jika pelanggan membalas dengan sesuatu selain yang saya konfigurasikan untuk langkah ‘Wait for WhatsApp Reply’? J: Jika balasan pelanggan tidak cocok dengan filter atau kondisi yang Anda tetapkan dalam langkah ‘Wait for WhatsApp Reply’, workflow akan melanjutkan berdasarkan jalur default yang Anda konfigurasikan atau akan keluar dari workflow jika tidak ada jalur lain yang ditentukan.
T: Bagaimana cara memilih nomor kontak untuk mengirim pesan WhatsApp? J: Anda dapat memilih nomor kontak dengan mengikuti langkah-langkah ini:
- Ketuk ikon “+” di workflow untuk menambahkan aksi baru.
- Di bagian “Action”, cari “WhatsApp” dan pilih.
- Pilih nomor telepon dari daftar dropdown.
T: Mengapa saya tidak melihat nomor telepon saya di daftar dropdown? J: Hanya nomor telepon yang terhubung di tab “Phone Number” yang akan muncul di daftar dropdown. Pastikan nomor WhatsApp Anda terhubung dengan benar di bagian ini.
T: Bisakah saya menambahkan beberapa nomor telepon untuk pesan WhatsApp? J: Ya, jika Anda memiliki beberapa nomor WhatsApp yang terhubung, Anda dapat memilih nomor yang diinginkan dari daftar dropdown saat menyiapkan workflow.
T: Apa yang terjadi jika saya memilih nomor telepon yang salah? J: Jika Anda memilih nomor yang salah, pesan akan dikirim dari nomor tersebut. Untuk memperbaikinya, edit workflow dan pilih nomor telepon yang benar.
T: Apakah saya perlu mengkonfigurasi pengaturan ini untuk setiap workflow? J: Ya, setiap workflow mengharuskan Anda untuk memilih nomor telepon pengirim secara manual untuk memastikan pesan dikirim dari sumber yang benar.