Recurring Appointments adalah janji temu yang dijadwalkan untuk berulang secara otomatis berdasarkan aturan yang Anda tetapkan. Di SunnyDay, ada dua cara untuk membuat recurring appointments:
- Melalui Calendar Settings
- Melalui Appointment Modal (dengan pengaturan kustom)
Cara Mengatur Recurring Appointments dari Calendar Settings #
- Buka Calendar Settings, pilih calendar yang ingin dikonfigurasi
- Pastikan:
- Tidak ada jam kerja khusus per tanggal
- Hanya satu anggota tim ditugaskan pada calendar tersebut
- Aktifkan opsi Recurring Meetings di tab Availability
- Atur frekuensi pengulangan, lalu klik Save
Pengulangan Kustom di Appointment Modal: #
Saat membuat janji menggunakan tab CUSTOM Date & Time di appointment modal dalam aplikasi, Anda dapat menetapkan aturan pengulangan khusus untuk rangkaian janji tersebut. Pengaturan pengulangan kustom ini akan menggantikan konfigurasi calendar yang ada.
Catatan: Untuk janji dengan aturan pengulangan kustom, ketersediaan Anda tidak akan diperhitungkan. Sistem akan tetap menjadwalkan slot berdasarkan aturan pengulangan yang Anda tetapkan, terlepas dari apakah Anda tersedia atau tidak.
Cara Mengatur Recurring Appointments di calendar #
- Masuk ke Calendar Settings:
Buka Calendar Settings dan pilih calendar yang ingin Anda atur.
- Pastikan Pengaturan Dasar Sudah Sesuai:
Pastikan tidak ada jam kerja khusus berdasarkan tanggal, dan hanya satu anggota tim yang ditugaskan ke calendar tersebut. - Aktifkan Recurring Meetings:
Masuk ke tab Availability dan aktifkan opsi Recurring Meeting.
- Atur Pengaturan Recurrence:
Tentukan pengulangan sesuai kebutuhan Anda, lalu klik Save.
Pengaturan Recurrence: #
- Repeat: Pilih frekuensi pengulangan:
- Daily (Harian)
- Weekly (Mingguan)
- Monthly (Bulanan)
- Custom (Kustom)
- Times to Repeat: Tentukan berapa kali janji temu akan diulang. Contoh:
- Daily: Diulang setiap hari sesuai jumlah yang ditentukan.
- Weekly: Diulang setiap minggu di hari yang sama, sesuai jumlah yang ditentukan.
- Monthly: Diulang setiap bulan di tanggal yang sama, sesuai jumlah yang ditentukan.
- Custom: Gunakan pola pengulangan kustom.
Catatan: Jumlah maksimal pengulangan yang diperbolehkan adalah 24 kali. Pengaturan ini berlaku saat janji dibuat melalui booking widget atau tab default di in-app appointment modal.
Penanganan Slot Tidak Tersedia #
Anda bisa memilih bagaimana sistem menangani slot yang tidak tersedia:
- Skip Booking Unavailable Slots
Slot yang tidak tersedia akan dilewati, hanya yang tersedia yang dibooking - Continue Booking
Slot tetap dibooking meskipun tidak tersedia (bisa ditandai sebagai Confirmed atau Unconfirmed) - Book Next Available Slot
Slot yang tidak tersedia dilewati dan diganti dengan slot berikutnya yang tersedia, sampai jumlah janji terpenuhi
Membuat Recurring Appointments dari Appointment Modal #
Pilihan 1: Default Tab
Mengikuti pengaturan calendar default. Jika calendartidak mendukung recurring, hanya satu slot yang akan ditampilkan.
Pilihan 2: Custom Tab
Buat aturan pengulangan kustom yang hanya berlaku untuk appointment tersebut. Ini tidak bergantung pada pengaturan kalender.
Langkah-langkah:
1. Buat Janji Baru: Masuk ke menu Create New Appointment, lalu pilih kalender, anggota tim, dan kontak yang relevan.
2. Atur Recurrence:
- Buka bagian Date and Time, lalu pilih Custom.
- Centang kotak Recurring Event, lalu pilih pola pengulangan dari dropdown, atau klik Custom untuk menetapkan aturan pengulangan spesifik.
3. Tentukan Batas Akhir Pengulangan:
Pilih kapan pengulangan janji temu akan berakhir:
- Never: Pengulangan akan berlangsung tanpa batas waktu.
- On a Specific Date: Tetapkan tanggal akhir pengulangan.
- After X Number of Occurrences: Tentukan setelah berapa kali pengulangan akan dihentikan.
4. Simpan dan Create:
Atur konfigurasi sesuai kebutuhan Anda, lalu klik Create Appointment untuk menyimpan janji temu tersebut.
Janji temu berulang Anda kini telah dibuat berdasarkan aturan yang ditentukan.
Semua instance janji temu akan terhubung sebagai satu rangkaian, dan Anda dapat memilih untuk:
- Edit atau Hapus Semua Occurrence: Mengubah atau menghapus seluruh rangkaian janji.
- Edit atau Hapus Satu Occurrence Tertentu: Mengubah atau menghapus satu janji saja dalam rangkaian.
- Edit atau Hapus Janji di Masa Depan: Mengubah atau menghapus janji-janji mendatang saja, tanpa memengaruhi yang sudah lewat.
Batasan #
- Hanya janji pertama dalam seri yang muncul di Appointment List, Contacts, dan Conversations
- Workflow hanya berjalan untuk janji pertama
- Tidak ada notifikasi untuk recurring custom appointment
- Tidak didukung di Service dan Class Booking Calendar
- Reschedule atau cancel akan memengaruhi seluruh seri
- Hanya satu link meeting (Zoom, Google Meet, atau Teams) yang digunakan untuk seluruh seri
Sinkronisasi Outlook: #
- Perubahan di Outlook tidak akan sinkron kembali ke SunnyDay
- Penghapusan janji terlalu sering bisa memengaruhi integrasi