Overview #
Kini Anda dapat mengatur anggota tim mana yang ditugaskan pada appointment di dalam round-robin calendar. Anda memiliki opsi untuk pengaturan ulang appointment (reschedule preference) dan pengaturan untuk janji temu baru (new appointment preference).
- Reschedule Preference: Pilih siapa yang akan ditugaskan jika kontak menjadwalkan ulang appointment melalui booking widget.
- New Appointment Preference: Pilih apakah janji temu baru selalu dijadwalkan dengan assigned user dari kontak tersebut.
- Appointment Owner: Pengguna yang ditugaskan ke janji temu tertentu.
- Assigned User: Pengguna yang ditugaskan pada kontak, dapat dicek di halaman kontak.
Preferensi Reschedule #
Anda dapat memilih apakah appointment yang dijadwalkan ulang oleh kontak menggunakan booking widget akan ditugaskan ulang melalui sistem round robin atau tetap dengan pemilik appointment yang sama.
Pengaturan ini dapat ditemukan di:
Round Robin Calendar > Meeting Details > Team Members > Advanced Settings
Cara Kerjanya: #
- Reassign melalui Round Robin:
Jika Anda memilih untuk menjadwalkan ulang melalui round-robin, maka appointment yang dijadwalkan ulang akan ditugaskan ke anggota tim mana pun berdasarkan algoritma round-robin. - Tetap dengan Appointment Owner yang Sama:
Jika Anda mengatur opsi untuk mempertahankan pemilik appointment yang sama, maka saat kontak melakukan reschedule menggunakan tautan reschedule, hanya slot waktu milik pemilik appointment sebelumnya yang akan ditampilkan di booking widget.
Contoh: Jika User A adalah pemilik appointment awal dan kontak melakukan reschedule, maka hanya slot waktu yang tersedia milik User A yang akan ditampilkan untuk penjadwalan ulang.
Catatan: Anda dapat menonaktifkan opsi ‘Allow Staff Selection’ untuk mencegah booker mengganti anggota tim di dalam booking widget.
Preferensi Appointment Baru: Selalu Booking dengan Assigned User
Fitur ini memungkinkan Anda menetapkan agar semua appointment baru dijadwalkan dengan assigned user dari kontak tersebut, bukan menggunakan round-robin.
Pengaturan ini dapat ditemukan di:
Round Robin Calendar > Meeting Details > Team Members > Advanced Settings
Prasyarat:
Formulir (form) harus berada di urutan pertama dalam urutan booking widget. Anda bisa mengubah urutan widget ini di tab Forms & Payments untuk dapat menggunakan fitur ini.
Cara Kerjanya: #
Saat form berada di urutan pertama, sistem akan mengecek user yang ditugaskan ke kontak berdasarkan email atau nomor telepon. Ada tiga kemungkinan:
- Tanpa Assigned User: appointment dijadwalkan melalui round-robin.
- Assigned User tidak termasuk dalam kalender: Sistem tetap menggunakan round-robin.
- Assigned User adalah bagian dari kalender: Slot waktu milik pengguna tersebut akan ditampilkan di booking widget.
Jika pengaturan ini dimatikan, semua appointment baru akan menggunakan round-robin scheduling.
Poin Penting Sebelum Menggunakan Fitur Ini: #
-
Tip 1: Matikan opsi Allow Staff Selection agar booker tidak bisa memilih staf di booking widget.
-
Tip 2: Pastikan semua kalender punya pengaturan yang konsisten untuk menghindari konflik saat update assigned user.
-
Tip 3: Cek pengaturan penugasan user di bagian Notifications & Additional Options.
Setting 1:
“Assign contacts to their respective calendar team members each time an appointment is booked”
Setiap appointment baru, kontak akan otomatis ditugaskan ke user yang menangani appointment tersebut.
Setting 2:
“Skip assigning contact if contact already has an assigned user”
Jika kontak sudah punya assigned user, maka user tersebut tidak akan diubah meskipun appointment selanjutnya ditangani oleh user lain.