Pernah mendengar istilah recurring billing atau recurring invoicing? Ini adalah cara yang memungkinkan pelanggan Anda membayar secara otomatis tanpa perlu memasukkan detail pembayaran setiap kali mereka membeli produk atau layanan dari Anda. Fitur ini sangat berguna terutama jika Anda menjual produk berlangganan, karena memungkinkan Anda mengirimkan invoice setiap bulan atau sesuai periode tertentu untuk pembayaran di muka.
Artikel ini akan membahas cara mengatur dan menggunakan recurring invoice dengan mudah melalui SunnyDay.
Isi Artikel:
- Apa itu recurring invoice?
- Cara membuat recurring invoice
- Memahami pengaturan frekuensi invoice
- Status dan jenis action pada template invoice berulang
- Melihat invoice yang telah dikirim dan status pembayarannya
Apa Itu Recurring Invoice? #
Recurring invoice adalah invoice yang dijadwalkan untuk dikirim otomatis kepada pelanggan yang membeli produk atau layanan berulang. Anda cukup menjadwalkan invoice satu kali, dan sisanya akan berjalan otomatis!
Catatan:
Kami merekomendasikan penggunaan Stripe Connect dengan invoice. Jika Anda tidak menggunakan Stripe Connect, maka pembayaran perlu dicatat secara manual
Cara Membuat Recurring Invoice:
- Buka tab Invoices di bagian Payments.
- Klik New Recurring Template melalui halaman All Invoices atau Recurring Templates.
Memahami Pengaturan Frekuensi Invoice #
Berikut ini adalah beberapa contoh skenario pengaturan frekuensi invoice:
- Invoice pertama jatuh tempo pada 5 Juli 2022
- Invoice kedua pada 7 Juli 2022
- Proses pengiriman tidak akan berhenti secara otomatis
- Invoice pertama: 5 Juli 2022
- Invoice kedua: 7 Juli 2022
- Invoice berikutnya: 9, 11, dan 13 Juli
- Invoice pertama akan jatuh tempo pada 5 Juli 2022
- Invoice kedua akan jatuh tempo pada 7 Juli 2022
- Invoice selanjutnya akan jatuh tempo pada 9 dan 11 Juli 2022
- Tidak ada invoice yang akan jatuh tempo pada 12 Juli 2022
- 5 Juli 2022 adalah hari Selasa sebagai referensi
- Invoice pertama akan jatuh tempo pada 18 Juli, namun akan dikirim 2 hari lebih awal, yaitu pada 16 Juli 2022
- Invoice kedua akan jatuh tempo pada 1 Agustus 2022, dan dikirim 2 hari sebelumnya, yaitu pada 30 Juli 2022
- Jika 5 Juli adalah hari Senin, maka invoice pertama akan jatuh tempo di tanggal yang sama (5 Juli 2022) dan dikirim langsung saat itu juga
- Invoice kedua dalam kasus ini akan jatuh tempo pada 19 Juli dan dikirim 2 hari sebelumnya, yaitu pada 17 Juli 2022
- Invoice pertama akan jatuh tempo pada 2 September dan akan dikirim pada hari yang sama (tidak ada pengiriman lebih awal)
- Invoice kedua akan jatuh tempo pada 2 November dan juga dikirim pada hari yang sama
- Penjadwalan akan selesai setelah tiga invoice dikirim ke pelanggan sesuai dengan pengaturan yang telah ditentukan
- Pengaturan ini menyediakan solusi jika kamu ingin mengirim invoice ke pelanggan setiap hari Senin pertama setiap bulan, dimulai dari bulan berikutnya.
- Invoice pertama akan jatuh tempo pada 1 Agustus, karena tanggal tersebut adalah Senin pertama di bulan Agustus
- Invoice akan dikirim satu hari sebelumnya
- Logika ini juga memungkinkan kita untuk mengakhiri proses setelah akhir tahun. Artinya, invoice terakhir akan jatuh tempo pada 5 Desember, yang merupakan Senin pertama di bulan Desember
- Tidak akan ada invoice lagi yang dikirim ke pelanggan setelah 5 Desember
- Pengaturan frekuensi ini memungkinkan kita untuk mengirim invoice ke pelanggan setiap tanggal terakhir bulan Desember setiap tahun, yaitu 31 Desember.
- Penjadwalan invoice akan berakhir setelah lima invoice berhasil dikirim ke pelanggan.
Status dan Jenis Action pada Template Recurring
| Action / Status | Draft | Active | Scheduled | Canceled | Completed |
| Edit | Ya | Tidak | Tidak | Tidak | Tidak |
| View | Tidak | Ya | Ya | Ya | Ya |
| Delete | Ya | Tidak | Ya | Tidak* | Tidak* |
| End | – | Ya | Ya | – | – |
Catatan:
Recurring template yang sudah Canceled atau Completed hanya bisa dihapus jika belum pernah mengirim invoice ke pelanggan. Template yang dihapus tidak akan muncul di daftar.
Melihat Invoice yang Telah Dikirim dan Status Pembayarannya #
Pengguna dapat mengklik tombol Details seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah untuk melihat invoice yang telah dikirim beserta statusnya. Setelah diklik, panel di sebelah kanan akan menampilkan daftar invoice yang telah dikirim dan status masing-masing invoice tersebut.
Terdapat empat jenis status invoice yang mungkin muncul, dan semuanya akan ditampilkan dalam bentuk tooltip di atas ikon status:
-
Sent: Invoice berhasil dikirim ke pelanggan
-
Overdue: Invoice berhasil dikirim tepat waktu, namun belum dibayar oleh pelanggan
-
Paid: Pelanggan telah melakukan pembayaran atas invoice tersebut
-
Not Sent: Terjadi error sistem saat mengirim invoice ke pelanggan, sehingga invoice perlu dikirim ulang
Status-status invoice ini juga bisa dilihat di dalam invoice builder, setelah template berulang dijadwalkan. Panel kanan akan terbuka dan menampilkan informasi yang sama.
FAQ #
Apa yang ditampilkan di list view?
Daftar pada halaman Recurring Templates menunjukkan semua template invoice berulang yang Anda buat. Template ini bertugas membuat dan mengirim invoice otomatis berdasarkan frekuensi dan detail pelanggan yang telah diatur.
Bagaimana cara mendapatkan notifikasi setelah pembayaran berhasil?
| Case | Penerima Email |
| Invoice berhasil dibayar | Receiver |
| Pembayaran gagal | Receiver |
| Invoice diterima | Receiver |
| Invoice berhasil dibayar | Sender |
| Pembayaran gagal | Sender |
Anda juga bisa menambahkan automation menggunakan invoice triggers dalam workflow untuk memperluas notifikasi.
Bagaimana cara menghentikan pengiriman invoice di masa depan?
Invoice berulang yang berstatus Active atau Scheduled dapat dihentikan agar tidak mengirim invoice berikutnya.
Caranya, buka halaman Recurring Templates, lalu pilih opsi End dari menu Actions, dan konfirmasi seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah.
Pengguna juga memiliki opsi untuk mengakhiri invoice berulang langsung dari dalam invoice builder.
Apakah saya bisa mengubah harga, diskon, atau pajak pada invoice berikutnya?
Tidak, kamu tidak bisa mengubah harga, diskon, atau pajak setelah invoice berulang dijadwalkan.
Namun, kamu tetap bisa mengedit invoice yang sudah dikirim secara manual untuk kasus tertentu dan mengirim ulang ke pelanggan. Hanya saja, perubahan ini tidak bisa dilakukan secara otomatis dalam sistem.
Apakah saya bisa mengubah pengaturan frekuensi pada invoice berulang yang sedang berjalan?
Tidak bisa. Setelah invoice berulang dijadwalkan, pengaturan frekuensinya tidak dapat diubah.
Produk apa saja yang bisa ditambahkan ke dalam invoice berulang?
Hanya produk sekali beli (one-time products) yang bisa ditambahkan ke invoice berulang.
Untuk produk berulang (subscriptions), pengaturan frekuensinya harus ditentukan langsung di bagian invoice frequency setting.
