PANDUAN MENGGUNAKAN FITUR “SEND EMAIL” DALAM WORKFLOW

Dalam artikel ini, kamu akan mempelajari cara menggunakan aksi Send Email dalam workflow SunnyDay untuk mengotomatiskan dan mempersonalisasi komunikasi email kepada kontak kamu. Artikel ini akan membahas manfaat utama fitur ini, langkah-langkah pengaturannya, dan contoh penerapannya dalam bisnis kamu.

Apa Itu Aksi “Send Email” dalam Workflow?

Aksi Send Email memungkinkan kamu mengirim email yang dipersonalisasi secara otomatis kepada kontak di waktu yang tepat. Fitur ini sangat penting dalam strategi marketing, customer service, dan proses follow-up karena memastikan komunikasi yang tepat waktu, relevan, dan terpersonalisasi. Misalnya, untuk konfirmasi booking, penawaran promosi, atau pemberitahuan kepada pelanggan.

Manfaat Utama dari Fitur “Send Email”

1. Komunikasi Tepat Waktu
   Email terkirim secara otomatis saat diperlukan tanpa perlu dikirim manual.
2. Personalisasi Konten
   Konten email bisa disesuaikan menggunakan dynamic fields seperti nama depan kontak, detail janji temu, atau riwayat pembelian.
3. Meningkatkan Customer Experience
   Otomatisasi seperti email konfirmasi, pengingat, atau follow-up membantu meningkatkan kepuasan pelanggan.
4. Efisiensi Waktu
   Email templates dan workflow otomatis menghemat waktu dan menjaga konsistensi komunikasi.
5. Fleksibilitas Tinggi
   Email dapat menggunakan template kustom, menyertakan attachment, dan disesuaikan sesuai kebutuhan bisnis.

Langkah-Langkah Menggunakan Aksi “Send Email”

1. Tambahkan Aksi ke Workflow
   Di workflow editor, tarik aksi Send Email ke bagian yang sesuai, misalnya setelah booking atau form submission.
   
   
2. Konfigurasi Action Name
   Beri nama deskriptif, seperti “Email Konfirmasi Booking”, agar mudah dikenali.
   
   
3. Isi Detail Pengirim
   • From Name: Nama pengirim, misalnya “Sunny Spa Center”.
   • From Email: Alamat email pengirim, misalnya “support@sunnyspa.com”.
     
     
4. Buat Subject Email
   Contoh: “Terima Kasih Telah Melakukan Booking!”
   
   
5. Tulis atau Pilih Template Email
   Kamu bisa memilih dari template yang tersedia atau menulis konten sendiri. Gunakan custom values seperti:
   Hi {{contact.first_name}}, terima kasih telah melakukan booking! Jadwal kamu adalah {{appointment.start_time}}.
   
   
   
6. Tambahkan Attachment (Opsional)
   Sertakan file seperti detail janji temu, invoice, atau informasi produk melalui URL.
   
   
7. Tes Email Sebelum Aktif
   Gunakan fitur “Send Test Mail” untuk memastikan format dan isi sudah sesuai.
   
   
8. Simpan dan Aktifkan Action
   Klik “Save Action”. Email akan dikirim otomatis saat workflow mencapai langkah ini.
   
   
9. Tambahkan Cc/Bcc (Opsional)
   Klik tombol Cc atau Bcc untuk menambahkan alamat email tambahan. Email Cc/Bcc tidak akan muncul di Email Stats dan tidak diuji saat menggunakan fitur Test Email.
   
   

Contoh: Mengirim Email Konfirmasi Booking

1. Trigger: Workflow dimulai saat pelanggan melakukan booking.
2. Action: Tambahkan aksi Send Email untuk mengirim email konfirmasi kepada pelanggan.
   

• • Nama Aksi: Booking Confirmation Email
  • Dari Nama: My Company
  • Dari Email: mycompany@email.com
  • Subjek: Terima Kasih Telah Melakukan Booking!
  • Isi Email:
    Hi {{contact.first_name}}, Terima kasih telah melakukan booking dengan kami! Janji temu kamu dijadwalkan pada {{appointment.start_time}} di tanggal {{appointment.only_start_date}}.
    Kami menantikan kehadiranmu!

3. Attach File (opsional): Sertakan file PDF detail booking.

4. Tes Email: Kirim tes ke alamat email pribadi.

5. Simpan dan Aktifkan: Email akan dikirim otomatis setelah booking dilakukan.

Hal yang Perlu Diingat tentang Cc/Bcc

• Kamu bisa menambahkan banyak alamat Cc atau Bcc, dipisah dengan koma.
• Email yang tidak valid akan dilewati, tapi email lainnya tetap terkirim.
• Hanya alamat utama (To) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan pengiriman.
• Fitur Test Email tidak mendukung pengujian untuk Cc/Bcc.