Dalam panduan ini, kita akan menjelajahi action Workflow “Set Event Start Date”, sebuah alat dinamis yang memungkinkan Anda menjadwalkan tugas dan pengingat dalam workflow untuk manajemen event yang tepat. Fitur ini sangat penting untuk menjaga webinar, konferensi, atau sistem notifikasi yang terorganisir dengan baik.
Tercakup dalam Artikel Ini: #
- Apa itu Set Event Start Date Step di Workflows?
- Apa saja manfaat dari fitur ini?
- Apa saja kasus penggunaan praktis dari Workflow Action ini?
- Bagaimana cara menggunakan Event Start Date Action?
- Langkah 1: Tambahkan Event Start Date/Time Action ke Workflow Anda
- Langkah 2: Sesuaikan Event Start Date/Time
- Langkah 3: Tambahkan Wait for Event/Appointment Time Action
- FAQ
Apa itu Set Event Start Date Step di Workflows? #
Action “Set Event Start Date/Time” adalah alat dalam sistem manajemen workflow yang memungkinkan Anda menentukan tanggal dan waktu tertentu untuk berfungsi sebagai titik referensi untuk langkah-langkah selanjutnya dalam workflow Anda. Ini sangat berguna untuk menjadwalkan tugas, pengingat, atau actions yang perlu terjadi sebelum atau sesudah event tertentu.
Setelah action ini diatur, Anda dapat menggunakan langkah “Wait” dalam workflow Anda untuk Wait for Event/Appointment Time untuk menghentikan eksekusi hingga waktu yang ditentukan relatif terhadap tanggal event ini. Misalnya, Anda dapat mengatur pengingat untuk keluar beberapa hari sebelum event atau menjadwalkan follow-up action untuk beberapa hari setelah event.
Alat ini menawarkan fleksibilitas dan otomatisasi, memungkinkan manajemen waktu yang efektif dalam workflow Anda. Ini sangat berharga untuk mengelola webinar, konferensi, rapat, dan event.
Apa saja manfaat dari fitur ini? #
Action “Set Event Start Date/Time” menawarkan beberapa manfaat praktis untuk mengelola workflow dan event:
Penjadwalan Otomatis: Action ini memungkinkan Anda menjadwalkan tugas, pengingat, atau email untuk terjadi pada waktu tertentu relatif terhadap event secara otomatis. Ini dapat sangat mengurangi pekerjaan manual dan memastikan tidak ada yang terlewat atau terlupakan.
Pengingat Tepat Waktu: Jika Anda mengelola event seperti webinar atau konferensi, action ini dapat secara otomatis mengirim pengingat kepada peserta beberapa hari atau jam sebelum event dimulai, meningkatkan engagement dan tingkat kehadiran.
Follow-up Actions: Anda juga dapat menggunakan action ini untuk menjadwalkan tugas atau komunikasi follow-up setelah event. Misalnya, Anda dapat secara otomatis mengirim survei atau email terima kasih beberapa hari setelah event.
Fleksibilitas: Action “Set Event Start Date/Time” tidak terbatas pada tanggal tertentu. Ini dapat digunakan dengan bidang terkait tanggal apa pun, jadi Anda dapat mengaturnya untuk memicu tugas berdasarkan tanggal pelanggan individu, seperti tanggal perpanjangan atau ulang tahun.
Recurring Events: Ini juga dapat menangani event berulang. Misalnya, jika Anda menjalankan webinar mingguan, Anda dapat mengatur workflow Anda untuk secara otomatis mengirim pengingat setiap minggu dan kemudian mengatur ulang tanggal event untuk minggu berikutnya.
Time-specific Actions: Beberapa actions perlu terjadi pada waktu tertentu, seperti postingan media sosial atau pengumuman penjualan. Action ini memungkinkan Anda menjadwalkan actions tersebut secara tepat.
Apa saja penerapan penggunaan dari Workflow Action ini? #
Webinar Management: Jika Anda menyelenggarakan webinar, Anda dapat menggunakan action “Set Event Start Date/Time” untuk menentukan tanggal dan waktu webinar. Kemudian, Anda dapat menambahkan langkah “Wait for Event/Appointment Time” untuk mengirim email pengingat seminggu, sehari, dan satu jam sebelum webinar dimulai. Email follow-up dapat diatur untuk keluar satu atau dua hari setelah event untuk mengucapkan terima kasih kepada peserta dan membagikan sumber daya tambahan.
Subscription Renewals: Untuk layanan dengan perpanjangan tahunan, Anda dapat memasangkan action ini dengan bidang tanggal, kustom untuk tanggal perpanjangan setiap pelanggan. Menggunakan langkah “Wait for Event/Appointment Time”, pengingat dapat keluar sebulan, seminggu, dan sehari sebelum tanggal perpanjangan setiap pelanggan, mendorong mereka untuk memperbarui dan memberikan instruksi yang diperlukan.
Conference Planning: Saat menyelenggarakan konferensi, atur tanggal konferensi sebagai event start date, dan gunakan langkah “Wait for Event/Appointment Time” untuk mengotomatiskan komunikasi seperti pengingat pendaftaran early bird, pengingat pembelian tiket, jadwal event, atau pembaruan menit terakhir.
Birthday Promotions: Untuk bisnis yang menawarkan promosi khusus untuk ulang tahun pelanggan, action ini dapat dipasangkan dengan bidang kustom untuk ulang tahun setiap pelanggan. Langkah “Wait for Event/Appointment Time” dapat diatur untuk mengirim ucapan ulang tahun dan diskon ulang tahun khusus.
Product Launches: Jika Anda meluncurkan produk baru, tanggal peluncuran dapat ditetapkan sebagai event start date. Anda dapat mengatur serangkaian langkah “Wait for Event/Appointment Time” untuk mengirim email teaser menjelang peluncuran, pengumuman peluncuran pada hari itu, dan komunikasi follow-up setelah peluncuran.
Training Sessions: Jika Anda memberikan sesi pelatihan, gunakan action “Set Event Start Date/Time” untuk menandai dimulainya sesi. Kemudian, gunakan langkah “Wait for Event/Appointment Time” untuk mengirim detail sesi, pengingat beberapa hari sebelum sesi, dan pengingat menit terakhir satu jam sebelum dimulai. Anda juga dapat menjadwalkan email follow-up untuk membagikan rekaman atau materi sesi.
Product Trials: Untuk produk atau layanan dengan periode percobaan gratis, Anda dapat menetapkan tanggal kedaluwarsa percobaan sebagai event start date. Menggunakan langkah “Wait for Event/Appointment Time”, kirim pengingat kepada pengguna seminggu, tiga hari, dan satu hari sebelum percobaan mereka berakhir, mendorong mereka untuk membeli versi lengkap.
Sales or Promotions: Jika bisnis Anda memiliki penjualan atau promosi, atur tanggal/waktu mulai penjualan sebagai tanggal event. Anda kemudian dapat menjadwalkan langkah “Wait for Event/Appointment Time” untuk mengirim email teaser, meluncurkan penjualan, dan mengirim pengingat kesempatan terakhir saat penjualan berakhir.
Annual Checkups or Maintenance: Jika bisnis Anda melibatkan pemeriksaan atau pemeliharaan tahunan, seperti bisnis HVAC atau kantor dokter gigi, Anda dapat menetapkan tanggal janji temu berikutnya setiap pelanggan sebagai event start date. Kemudian gunakan langkah “Wait for Event/Appointment Time” untuk mengingatkan pelanggan tentang janji temu mereka yang akan datang dan menindaklanjutinya setelahnya.
Project Deadlines: Jika Anda mengelola project dengan deadline tertentu, Anda dapat menggunakan action “Set Event Start Date/Time” untuk menandai deadline dan kemudian menggunakan langkah “Wait for Event/Appointment Time” untuk mengirim pengingat atau tugas kepada tim menjelang deadline.
Bagaimana cara menggunakan Event Start Date Action? #
Langkah 1: Tambahkan Event Start Date/Time Action ke Workflow Anda
Navigasikan ke Workflow tertentu yang ingin Anda modifikasi.
Tambahkan action “Set Event Start Date/Time” dan bersiaplah untuk menyesuaikan action.
Langkah 2: Sesuaikan Event Start Date/Time
Anda biasanya memiliki opsi untuk jenis seperti Custom Field, Specific Date/Time, atau Specific Day.
Untuk Custom Fields, Anda dapat menggunakan nilai kustom Custom Date Field yang telah dibuat sebelumnya untuk memberi tahu workflow tanggal event yang ingin Anda tentukan.
Mohon diperhatikan: Action “Set Event Start Date/Time” seringkali memungkinkan Anda menggunakan berbagai format tanggal dan waktu. Berikut adalah beberapa format yang umumnya diterima:
MM-DD-YYYY HH:MM: Format ini mencakup bulan (MM), hari (DD), dan tahun (YYYY), diikuti oleh waktu dalam format 24 jam (HH:MM). Misalnya, 21 Desember 2021 pukul 8:30 AM akan ditulis sebagai 12-21-2021 08:30.
DD-MMM-YYYY HH:MM: Format ini mencakup hari (DD), bulan yang disingkat (MMM), dan tahun (YYYY), diikuti oleh waktu dalam format 24 jam (HH:MM). Misalnya, 21 Oktober 2021 pukul 8:30 AM akan ditulis sebagai 21-OCT-2021 08:30.
Pilih opsi yang ingin Anda gunakan dan isi informasi yang diperlukan. Misalnya, jika Anda memilih tanggal dan waktu tertentu, Anda perlu memasukkan tanggal dan waktu yang tepat untuk event tersebut. Simpan action untuk menambahkannya ke Workflow Anda.
Langkah 3: Tambahkan Wait for Event/Appointment Time Action
Setelah mengatur event start date/time, tambahkan action “Wait for Event/Appointment Time” di Workflow Anda. Atur action untuk menunggu sampai sejumlah hari/jam/menit sebelum atau sesudah event start date/time. Misalnya, jika Anda mengaturnya 2 hari sebelumnya, Workflow akan menunggu dan mengirimkan action berikutnya 2 hari sebelum Event Start Date yang dijadwalkan.
Mohon diperhatikan: Wait for Event/Appointment Time Action memiliki beberapa konfigurasi lebih lanjut.
Event / Appointment Time: Bidang ini biasanya berkaitan dengan event atau janji temu yang telah Anda atur dengan action “Set Event Start Date/Time”. Action “Wait for” akan menunggu hingga waktu yang ditentukan relatif terhadap event atau janji temu ini.
UNTIL – When: Konfigurasi ini memungkinkan Anda mengatur waktu tunggu hingga action berikutnya terjadi. Ini berdasarkan periode bulan, hari, jam, dan menit. Misalnya, Anda dapat mengaturnya untuk menunggu hingga 2 hari dan 3 jam sebelum waktu event. Nilai yang melebihi batas maksimum akan didistribusikan ke unit waktu yang lebih besar. Misalnya, jika Anda memasukkan 60 menit, itu akan dikonversi menjadi 1 jam.
IF THE TIMING OF THIS WAIT STEP IS ALREADY IN THE PAST, HOW SHOULD THE CONTACT PROCEED?: Konfigurasi ini menentukan bagaimana sistem harus menangani kasus di mana waktu tunggu sudah lewat. Opsi biasanya mencakup:
Move to the next step: Workflow akan melewati tunggu dan melanjutkan ke langkah berikutnya dalam workflow.
Move to a specific step: Workflow akan melewati tunggu dan pindah ke langkah tertentu yang Anda tentukan.
Skip all outbound communication actions, till next wait or Event Start Date action: Workflow akan melewati setiap actions yang melibatkan pengiriman komunikasi (seperti email atau SMS) hingga menemukan action “Wait for Event/Appointment Time” atau “Set Event Start Date/Time” berikutnya.
Simpan action untuk mengonfirmasi perubahan Anda. Ingat, actions ini dapat diulang dalam workflow. Anda dapat menambahkan beberapa actions “Wait for Event/Appointment Time” untuk membuat event yang mengarah ke atau mengikuti Event Start Date.
FAQ #
Q1: Dapatkah saya menggunakan action “Set Event Start Date/Time” untuk recurring events?
A1: Ya, biasanya dimungkinkan untuk menggunakan action ini untuk event-event yang berkelanjutan. Anda dapat mengatur Event Start Date/Time untuk instance pertama dan kemudian menggunakan action “Go To” untuk kembali ke awal workflow untuk instance berikutnya.
Q2: Dapatkah saya mengatur beberapa Event Start Dates/Times dalam workflow yang sama?
A2: Anda biasanya dapat menambahkan beberapa actions “Set Event Start Date/Time” dalam workflow yang sama. Masing-masing dapat sesuai dengan event atau janji temu yang berbeda, dan Anda kemudian dapat menggunakan langkah “Wait for Event/Appointment Time” yang sesuai untuk membuat actions relatif terhadap setiap start date/time.
Q3: Apa yang terjadi jika kontak masuk ke workflow setelah Event Start Date/Time berlalu?
A3: Perilaku tergantung pada pengaturan Anda untuk action “Wait for Event/Appointment Time”. Jika Anda mengaturnya ke “Move to the next step” atau “Move to a specific step”, kontak akan melewati action tunggu. Jika Anda mengaturnya ke “Skip all outbound communication actions, till next wait or Event Start Date action”, mereka akan melewati langkah komunikasi keluar sampai mereka menemukan tunggu atau start date/time action berikutnya.
Q4: Dapatkah saya menggunakan action “Set Event Start Date/Time” tanpa corresponding action “Wait for Event/Appointment Time”?
A4: Tidak akan terlalu berguna jika Anda secara teknis dapat mengatur event start date/time tanpa action “Wait for Event/Appointment Time” berikutnya. Tujuan utama dari action “Set Event Start Date/Time” adalah untuk menetapkan titik waktu yang dapat dirujuk oleh actions lain.
Q5: Jika pengaturan workflow saya diatur untuk menghormati Contact time zones, bagaimana itu memengaruhi action “Set Event Start Date/Time”?
A5: Jika alat manajemen workflow Anda mendukung zona waktu, Anda biasanya akan mengatur Event Start Date/Time di zona waktu Anda, dan alat tersebut kemudian akan menyesuaikannya berdasarkan zona waktu setiap kontak. Jika workflow tidak memiliki informasi zona waktu untuk kontak, biasanya akan menggunakan zona waktu akun Anda secara default.