Fitur Company Object Automation di SunnyDay memberikan fleksibilitas dalam mengelola data bisnis secara otomatis melalui pemetaan antara field Business Name dan entitas Company. Ini sangat membantu bagi pengguna yang ingin mentransfer data, membuat Company baru, serta mengasosiasikan kontak ke perusahaan terkait secara otomatis.
Akses Pengaturan Company Object Automation
Untuk mengakses fitur ini:
Masuk ke menu Settings pada sub-account > pilih tab Company.
Aktifkan opsi Create & Associate companies with contacts untuk memulai proses otomatisasi. Kontak dengan field Business Name yang diisi akan otomatis dihubungkan ke Company dengan nama yang sama. Jika Company belum ada, maka akan dibuat otomatis.
Catatan:
- Penamaan tidak sensitif terhadap huruf kapital (case insensitive) tetapi tetap mempertimbangkan spasi.
- Ejaan berbeda, bahkan satu huruf, akan dianggap sebagai Company yang berbeda.
- Misal: “Burger King” dan “burger king” akan menjadi satu Company, tapi “BurgerKing” dan “burger king” akan dianggap dua perusahaan berbeda.
Setelah Anda mencentang kotak Create & Associate companies with contacts, Anda akan memiliki opsi untuk menyimpan perubahan ini. Sebuah prompt akan muncul menanyakan apakah Anda ingin melanjutkan proses ini.
Jika Anda mengklik Yes, semua kontak yang memiliki field Business Name terisi di bagian General Info pada halaman kontak mereka akan otomatis ditambahkan ke Company dengan nama yang sama seperti Business Name.
Jika Company dengan nama tersebut belum ada, maka akan dibuatkan satu untuk mereka.
Anda akan melihat pesan konfirmasi jika proses berhasil dimulai.
Field Business Name berfungsi sebagai Unique Identifier dalam proses ini. Perbedaan huruf kapital tidak berpengaruh (case sensitivity tidak berlaku), namun spasi dan ejaan sangat menentukan.
Field berikut, jika diisi dalam tab General Info kontak, juga akan secara otomatis dipetakan ke Company yang dibuat:
- Street Address
- City
- Country
- State
- Postal Code
- Website
Catatan: Pada contoh ini, Street Address dan Website sengaja dikosongkan.
Situasi yang Perlu Dipertimbangkan
- Nama bisnis unik dan hanya ada di satu kontak:
→ Akan dibuat Company baru, dan kontak tersebut langsung terhubung ke Company tersebut. - Nama bisnis dan detailnya sama di banyak kontak:
→ Semua kontak akan dihubungkan ke satu Company baru yang dibuat berdasarkan nama bisnis tersebut. - Nama bisnis sama di banyak kontak tapi detailnya berbeda:
→ Tetap akan dibuat satu Company, tapi informasi dari kontak terakhir yang ditambahkan akan digunakan (alamat, kota, negara, dll).
Batasan dan Perilaku Sistem
- Hanya admin (agency & sub-account) yang bisa mengaktifkan pengaturan ini.
- Pengguna biasa (User Role) bisa melihat pengaturannya, tapi tidak bisa menggunakannya.
Catatan Penting:
- Proses ini hanya berlaku untuk kontak yang belum terhubung ke Company.
- Kontak yang sudah terhubung ke Company tidak akan diubah, walaupun Business Name-nya berbeda.
- Mengubah Business Name kontak tidak akan mengubah asosiasinya dengan Company.
- Jika pengaturan dimatikan, proses sinkronisasi otomatis juga akan berhenti.
Aktivitas yang Dicatat (Audit Log):
- Siapa yang mengaktifkan pengaturan.
- Kontak mana yang diperbarui.
- Company mana yang dibuat/diperbarui.
Tentang Import Data:
- File CSV harus punya kolom “Business Name”.
- Jika ada kesalahan ejaan/spasi di Business Name, kontak akan terhubung ke Company yang salah.
- Jika terjadi kesalahan, kontak harus dihapus dan diimpor ulang. Data yang hilang tidak bisa dipulihkan.
Hal Lain yang Perlu Diketahui:
- Tidak ada sinkronisasi balik: perubahan pada Company tidak akan memengaruhi field di kontak.
- Perubahan nama Company tidak akan memperbarui data kontak.
- Fitur ini hanya menghubungkan kontak yang belum memiliki Company ke Company berdasarkan Business Name.