Dengan integrasi Two-Way Sync Email SunnyDay, Anda dapat mengirim dan menerima email langsung dari dalam platform dan menyinkronkan komunikasi tersebut dengan Gmail atau Outlook. Ini sangat bermanfaat untuk memastikan tidak ada komunikasi yang terlewat dan seluruh percakapan pelanggan tercatat di satu tempat.
Apa itu Email Two way sync #
Two-Way Sync berarti bahwa semua email yang dikirim dari SunnyDay akan muncul di Gmail/Outlook Anda, dan sebaliknya email yang dikirim dari Gmail/Outlook akan muncul di kontak terkait dalam SunnyDay.
Cara Mengaktifkan Two-Way Sync #
- Buka Halaman Settings pada Sub-Account Anda
Masuk ke sub-account di SunnyDay, lalu buka halaman Settings.
Navigasikan ke tab Profile, kemudian ke tab General, dan gulir ke bawah hingga Anda menemukan bagian Email (2-Way Sync).
Catatan: Tab Profile hanya akan terlihat jika Anda telah ditambahkan ke sub-account yang sedang Anda lihat.
Gmail Two-Way Sync #
- Di bagian tersebut, jika Anda ingin menggunakan Gmail Two-Way Sync, pilih opsi Gmail two sync dan klik Connect.
- Setelah itu, Anda akan diminta untuk memilih salah satu akun Gmail yang tersedia di browser Anda, atau menghubungkan akun Gmail baru. Pilih akun yang ingin Anda hubungkan; jika memilih akun baru, Anda harus memasukkan kredensial akun tersebut pada jendela popup.
- Proses penghubungan ini akan menampilkan permintaan izin akses oleh SunnyDay ke akun Gmail Anda.
Pastikan untuk mengizinkan semua akses yang diminta, lalu klik Continue / Lanjutkan.
- Setelah Anda klik Continue, Anda akan melihat akun Gmail yang telah berhasil terhubung pada tab Email Two-Way Sync.
Batasan dari Google (Google Rate Limits)
#
Bagaimana Cara Kerja Gmail Two-Way Sync antara SunnyDay dan Akun Email Anda? #
Terdapat dua skenario sinkronisasi:
- Anda dapat mengirim email ke kontak dari dalam CRM (SunnyDay). Ini akan memulai proses sinkronisasi antara Gmail dan SunnyDay.
- Sinkronisasi juga akan terjadi jika seorang kontak yang sudah tersimpan di CRM mengirim email ke pengguna (yang sudah mengaktifkan Gmail Two-Way Sync) melalui alamat email Gmail mereka.
Email tersebut akan otomatis masuk ke tab Conversations di SunnyDay.
Catatan: Kontak tersebut harus sudah ditugaskan ke user sebelum email dikirim agar proses sinkronisasi berhasil.
Email yang dikirim akan muncul di kotak terkirim (sent inbox) dari akun Gmail yang telah terintegrasi.
Semua pesan berikutnya dalam thread email akan tersinkronisasi. Email keluar dari akun email Anda akan muncul di dalam CRM, dan sebaliknya.
Outlook Two-Way Sync #
Jika Anda ingin menggunakan Outlook Two-Way Sync, pilih Outlook di bawah bagian Email (2-Way Sync) sebagai penyedia email Anda, lalu klik Connect.
Langkah Autentikasi
Selesaikan proses otorisasi dengan memasukkan email Outlook dan kredensial login Anda.
Setelah itu, Anda akan diminta untuk menyetujui izin akses yang diminta oleh SunnyDay pastikan untuk menyetujui semua permintaan tersebut.
Melihat Status Koneksi
Di halaman Profile, gulir ke bawah ke bagian Email (2-Way Sync) untuk melihat status koneksi email Anda setelah proses berhasil.
Cara Kerja Outlook Two-Way Sync antara CRM dan Akun Email Anda #
Untuk memulai proses sinkronisasi, Anda harus mengirim email ke kontak dari dalam CRM (SunnyDay).
Catatan: Email keluar pertama kali harus dikirim dari CRM agar sinkronisasi dapat dimulai.
- Semua pesan berikutnya dalam thread email (yang dimulai dari CRM) akan tersinkronisasi otomatis.
Email keluar dari akun Outlook Anda akan tercermin di CRM, begitu juga sebaliknya.
- Thread email yang dimulai dari Outlook (bukan dari CRM) tidak akan tersinkronisasi ke dalam CRM.
Hanya thread yang dibuat dari CRM yang akan tetap tersinkronisasi.
Jika email keluar dikirim saat sinkronisasi dalam keadaan aktif, lalu sinkronisasi tersebut diputus, maka:
- Semua pesan berikutnya dalam thread tersebut tidak akan lagi tersinkronisasi.
- Semua email keluar baru dari CRM juga tidak akan tersinkronkan.
Catatan Terkait Lampiran Email #
Sinkronisasi mendukung lampiran dengan ukuran hingga 3 MB.
Jika lampiran melebihi 3 MB, maka pesan tidak akan tersinkronkan.
Jenis file yang didukung: JPG, JPEG, PNG,MP4, MPEG, ZIP, RAR, PDF, DOC, DOCX, TXT
Fungsi Tambahan untuk Gmail dan Outlook Two-Way Sync #
Update Email:
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengganti alamat email yang terhubung dengan yang baru tanpa harus memutuskan koneksi sebelumnya.
- Setelah alamat email baru ditambahkan, email keluar dari CRM akan mulai tersinkronisasi ke email yang baru.
- Namun, pesan yang masuk ke alamat email lama (dalam thread yang sama)tidak akan lagi tersinkronisasi antara CRM dan email pribadi Anda.
Disconnect Email:
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk memutus koneksi email dan menghentikan proses sinkronisasi dengan CRM.
- Setelah diputus, semua email atau pesan tidak akan lagi tersinkronisasi antara kedua platform.
BCC Address #
Anda dapat menyertakan alamat BCC khusus (yang disediakan oleh SunnyDay) di kolom CC atau BCC saat mengirim email dari Gmail atau Outlook.
- Ini akan secara otomatis:
- Menambahkan kontak ke CRM
- Merekam percakapan tersebut di dalam SunnyDay
- Setelah itu, email masuk dari kontak tersebut di Gmail/Outlook akan secara otomatis tersinkronisasi dengan CRM.
Apakah Two-Way Sync Bekerja untuk Email Individu Saja atau Juga Bulk Email dan Workflow? #
Berikut penjelasan tentang bagaimana pengaturan domain pengirim bekerja untuk berbagai jenis email:
Email Individu (Individual Email)
- Saat akun email pribadi (misalnya Gmail) terhubung, alamat email tersebut akan digunakan sebagai pengirim (sender domain).
- Email individu dikirim langsung dari Gmail ketika Two-Way Sync aktif.
- Batasan dari Google: Gmail menetapkan limit 500 email per hari untuk pengiriman email individu.
Bulk Email
- Pengiriman email massal tetap dilakukan melalui penyedia email di tingkat Sub-Account.
- Two-Way Sync tidak mempengaruhi pengiriman bulk email.
Workflow & Automation
- Email otomatis yang dikirim melalui workflow CRM tetap menggunakan penyedia email dari Sub-Account.
- Integrasi ini memungkinkan workflow otomatis Anda tetap berjalan dengan sistem pengiriman email dari SunnyDay.
Catatan Penting
Dengan konfigurasi ini, pengguna dapat memanfaatkan Two-Way Sync untuk email satu-satu (individual), sambil tetap mengirim bulk email tanpa terkena batas harian dari Gmail.
- Limit 500 email/hari dari Gmail hanya berlaku untuk email individu.
- Bulk email tetap dikirim melalui SMTP/LeadConnector, sehingga tidak terpengaruh oleh batasan tersebut. Ini adalah fitur desain yang cerdas, memungkinkan pengguna melakukan kampanye email massal tanpa batasan dari Gmail, sambil tetap menjaga komunikasi personal yang tersinkron dengan CRM.
FAQ (khusus Gmail) #
Apa yang terjadi pada email yang diterima dari kontak yang sudah ada?
Email yang diterima dari kontak yang sudah ada akan secara otomatis ditambahkan ke utas percakapan kontak tersebut di CRM, memastikan riwayat komunikasi yang lengkap dan teratur. Email-email ini akan muncul di thread di CRM.
Apa yang terjadi jika kontak yang sama ada di beberapa lokasi untuk alamat email yang disinkronkan yang sama?
Email yang berasal dari CRM akan hanya tercermin di lokasi masing-masing. Balasan dan komunikasi selanjutnya juga harus spesifik untuk lokasi tersebut. Namun, email dari kontak ke pengguna CRM harus tercermin di semua lokasi.
Apakah menghapus akun yang disinkronkan akan menghapus email yang ada?
Tidak, menghapus akun yang disinkronkan dari SunnyDay tidak akan menghapus email yang sudah ada di Gmail/Outlook atau di CRM Anda. Ini hanya akan menghentikan sinkronisasi di masa mendatang.
Apakah email baru disinkronkan setelah akun dihapus?
Tidak, setelah akun disinkronkan dihapus, email baru tidak akan lagi disinkronkan antara Gmail/Outlook dan CRM. Untuk melanjutkan sinkronisasi, Anda perlu menghubungkan kembali akun tersebut.
Apakah semua kontak yang ada di Gmail saya akan disinkronkan dengan CRM?
Awalnya, Two-Way Sync akan fokus pada email yang dikirim dan diterima setelah pengaturan integrasi. Kontak yang sudah ada di Gmail Anda yang belum pernah berkomunikasi dengan Anda melalui email yang disinkronkan mungkin tidak akan otomatis disinkronkan sebagai kontak di CRM hingga ada interaksi email.