Overview #
Anda bisa memindahkan data invoice dari sistem sebelumnya langsung ke CRM Anda hanya dengan mengunggah file CSV yang telah diformat dengan benar. Panduan ini akan membantu Anda memahami:
- Header CSV yang wajib dan fungsinya
- Kolom opsional yang dapat ditambahkan
- Cara mengunggah dan mencocokkan field
- Tips mengatasi error dan menyelesaikan proses impor
Kolom CSV yang Wajib Diisi #
Kolom-kolom berikut ini wajib ada dalam file CSV Anda. Pastikan header-nya sama persis dengan daftar di bawah ini dan semua baris berisi data yang valid.
| Header | Deskripsi | Contoh Data | Wajib? |
| *InvoiceNo | ID unik untuk masing-masing invoice | 1001 | Ya |
| *InvoiceName | Judul atau nama referensi dari invoice | Web Design Invoice | Ya |
| *CustomerName | Nama lengkap atau nama perusahaan pelanggan | Jane Doe / Acme Corp | Ya |
| *CustomerEmail | Alamat email pelanggan | jane@example.com | Ya |
| *IssueDate | Tanggal pembuatan invoice (format bebas) | 03/01/2025 | Ya |
| *DueDate | Tanggal jatuh tempo pembayaran | 04/01/2025 | Ya |
| *Currency | Kode mata uang (misalnya USD, IDR, CAD) | USD | Ya |
| *ItemName | Nama item/barang pada invoice | Design Service | Ya |
| *ItemRate | Biaya per unit item tersebut | 500 | Ya |
Kolom Opsional CSV #
Berikut adalah kolom tambahan yang bisa Anda sertakan jika diperlukan. Jika tidak memiliki data untuk kolom ini, cukup dikosongkan saja.
| Header | Deskripsi | Contoh Data | Wajib? |
| Terms | Syarat pembayaran atau catatan tambahan | Net 30 | Tidak |
| ItemDescription | Rincian tambahan tentang item atau produk | 5 hours of design work | Tidak |
| ItemQuantity | Jumlah dari masing-masing item | 2 | Tidak |
| Taxable (Y/N) | Apakah item dikenakan pajak (Y untuk ya, N untuk tidak) | Y | Tidak |
| TaxName | Nama pajak yang diterapkan | Sales Tax | Tidak |
| TaxRate | Persentase pajak yang dikenakan | 10 | Tidak |
| DiscountType | Jenis diskon (Fixed atau Percentage) | Percentage | Tidak |
| DiscountValue | Nilai diskon sesuai jenisnya | 10 | Tidak |
| Status | Status pembayaran invoice (Paid atau Partially Paid) | Paid | Tidak |
| AmountPaid | Jumlah yang sudah dibayar oleh pelanggan | 200 | Tidak |
Contoh Cuplikan CSV #
Di bawah ini adalah contoh format file CSV dengan kombinasi kolom wajib dan opsional. File CSV sebenarnya akan memuat lebih banyak baris sesuai jumlah invoice dan item.
Invoice INV001 – Web Design untuk John Doe
Pelanggan: John Doe
Email: john@example.com
Tanggal Terbit: 01 Maret 2025
Tanggal Jatuh Tempo: 31 Maret 2025
Mata Uang: USD
Item yang ditagihkan:
- Homepage Design – Sebesar $300, dengan ketentuan pembayaran Net 30, deskripsi: Design of homepage, kuantitas: 1, kena pajak sebesar 10% (Sales Tax).
Status: Lunas, jumlah dibayar: $300. - Contact Page Design – Sebesar $200, ketentuan Net 30, deskripsi: Design of contact page, kuantitas: 1, kena pajak sebesar 10% (Sales Tax).
Status: Lunas, jumlah dibayar: $200.
Invoice INV002 – SEO Services untuk Acme Inc
Pelanggan: Acme Inc
Email: billing@acme.com
Tanggal Terbit: 05 Maret 2025
Tanggal Jatuh Tempo: 05 April 2025
Mata Uang: USD
Item yang ditagihkan:
- Keyword Research – Sebesar $150, deskripsi: Comprehensive keyword research, kuantitas: 1, tidak kena pajak.
Status pembayaran tidak tercantum. - On-page Optimization – Sebesar $250, deskripsi: Optimizing page elements, kuantitas: 1, tidak kena pajak.
Status pembayaran tidak tercantum. - Link Building – Sebesar $200, deskripsi: Building quality backlinks, kuantitas: 1, tidak kena pajak.
Status pembayaran tidak tercantum.
Tips: Saat membuka CSV Anda di Excel atau Google Sheets, pastikan baris pertama berisi header yang persis seperti di atas. Urutan kolom bisa diubah, tapi nama header wajib cocok.
Cara Upload CSV ke dalam CRM #
- Klik Import using CSV
-
- Masuk ke bagian Invoices di CRM Anda.
- Pilih Import Invoices.
- Unggah File Anda
-
- Klik Upload CSV atau seret file ke area unggah.
- Ikuti panduan di layar untuk melanjutkan.
Pemetaan Field dan Format Tanggal #
- Cocokkan setiap kolom CSV dengan field yang ada di CRM. Biasanya sistem akan mendeteksi otomatis, tapi tetap periksa untuk memastikan.
- Periksa dan sesuaikan format tanggal, misalnya MM/DD/YYYY atau DD/MM/YYYY sesuai dengan isi file Anda.
Menyelesaikan Error dan Reupload #
- Jika ada kolom wajib yang kosong, atau data tidak valid (misalnya format tanggal salah), sistem akan menampilkan pesan error.
- Edit file CSV Anda atau sesuaikan mapping field hingga tidak ada error.
- Re-upload file sampai semua error terselesaikan.