Mengimpor file ke sistem kami mudah jika Anda mengikuti panduan dan langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini. Dokumen ini akan membantu Anda memastikan proses impor yang lancar dan berhasil.
Contoh file untuk mengimpor atau memperbarui opportunities dapat diunduh di sini: contoh file.
Siapkan Data Anda
Tipe File yang Didukung
- Pastikan file Anda dalam format .csv.
Persyaratan Persiapan File
- Sheet: Hanya satu.
- Ukuran: Lebih kecil dari 30 MB.
- Header: Sertakan baris header dengan setidaknya satu kolom yang sesuai dengan field dalam sistem.
Harap dicatat bahwa impor Opportunity bukanlah tindakan yang dapat dibalik.
Mandatory Fields
- Untuk membuat Opportunities: Contact ID, Opportunity Name, Pipeline, dan Stage.
- Untuk memperbarui Opportunities: Opportunity ID dan Contact ID.
Menyusun File Anda
Format Bidang (Field Formatting)
1. Date Picker (Pemilih Tanggal): Format yang diterima:
- mm/dd/yyyy (contoh: 10/28/2020)
- yyyy/mm/dd (contoh: 2020/10/28)
- mm-dd-yyyy (contoh: 10-28-2020)
- yyyy-mm-dd (contoh: 2020-10-28)
2. Multiple Options, Checkbox, Textbox List: Format yang diterima:
- Value 1, Value 2, Value 3 (contoh: Blue, Yellow, Green)
- Anda juga bisa menggunakan pemisah titik koma ( ; ) atau titik ( . )
3. Radio, Single Option: Format yang diterima:
- Value 1 (contoh: Blue)
4. Opportunity Owner: Format:
- NamaDepan NamaBelakang (contoh: Logan Paul)
5. Tags: Format yang diterima:
- Value 1, Value 2, Value 3 (contoh: Blue, Yellow, Green)
- Pemisah alternatif yang dapat digunakan: ; atau .
6. Phone Number (Nomor Telepon): Format E.164:
- +1 1234567890
- Untuk nomor US, format seperti 123-456-7890 atau (123) 456-7890 juga dapat digunakan
7. Numerical (Angka): Format yang diterima:
- 1.23, 1234, .123
8. Monetary (Moneter): Format yang diterima:
- 1234, 1,234,234.33
9. Opportunity Followers: Format yang diterima:
- NamaDepan NamaBelakang, NamaDepan2 NamaBelakang2
(contoh: Adam Smith, David Lee)
Mengimpor File Anda
Langkah-langkah untuk Mengimpor:
- Aktifkan Fitur Impor Opportunities Masuk ke “Labs” > Subaccounts, lalu aktifkan Opportunities Import.
- Masuk ke Menu Opportunities
- Di bagian kanan atas, klik ikon tiga titik (⋮) lalu pilih “Import Opportunities”.
- Unggah File Anda Klik tombol ‘Import’ dan unggah file Anda. Pilih salah satu opsi: Create (Membuat data baru), Update (Memperbarui data yang sudah ada), Create and Update (Membuat dan memperbarui)
- Petakan Kolom Anda: Pastikan setiap kolom dalam file Anda dipetakan dengan benar ke field yang sesuai dalam sistem. Jika perlu, sesuaikan pemetaan (mapping) secara manual.
Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan:
-
Centang kotak “Don’t update Empty Values” jika Anda tidak ingin sistem memperbarui field yang kosong pada file Anda, sementara field tersebut sudah memiliki nilai pada data opportunity yang ada.
-
Memetakan semua field, atau Memilih opsi “Don’t import data for unmapped columns” Jika Anda memutuskan tidak ingin mengimpor field tertentu, Anda bisa membiarkannya tidak dipetakan (unmapped) dan centang kotak di bagian bawah untuk melanjutkan proses. Untuk melanjutkan, Anda harus:
Catatan: Pastikan semua field yang wajib (mandatory fields) sudah dipetakan.
6. Tinjau dan Konfirmasi. Tinjau preview data untuk memastikan semuanya terlihat benar. Setelah yakin, lakukan konfirmasi untuk melanjutkan proses impor.
Catatan: Anda wajib mencentang kotak persetujuan di bagian bawah dan menerima disclaimer untuk memulai proses impor.
Anda juga bisa menambahkan tags ke kontak yang terkait dengan opportunities langsung dari layar ini.
7. Pantau Proses Impor: Periksa progres impor melalui menu Opportunities > Bulk Actions. Jika terjadi error, periksa pesan kesalahan yang muncul untuk mengetahui cara memperbaikinya.
8. Lihat Statistik, Error, dan Peringatan: Klik tombol “Show Stats” untuk melihat statistik dari proses impor tertentu.
- Errors (Kesalahan):
Terjadi pada field wajib (mandatory), menyebabkan baris tersebut gagal diimpor. - Warnings (Peringatan):
Terjadi pada field opsional (optional). Impor tetap berhasil untuk baris tersebut, tapi field yang bermasalah tidak diperbarui.
Troubleshooting Kesalahan Umum
- Error: Invalid option selected for multiselect or dropdown field
Solusi: Periksa file impor Anda dan pastikan semua nilai untuk field multiselect atau dropdown sesuai dengan opsi yang tersedia di sistem. Perbarui nilai dalam file agar cocok dengan opsi yang ada, atau tambahkan nilai tersebut sebagai opsi kustom di sistem. Lalu ulangi proses impor. - Error: Invalid Contact ID
Solusi: Pastikan Contact ID tersebut benar-benar ada di sistem. Jika tidak memperbarui kontak yang sudah ada, hapus ID tersebut dari file. - Error: Could Not Parse Date
Solusi: Pastikan semua tanggal mengikuti format yang diterima, yaitu:- mm/dd/yyyy
- yyyy/mm/dd
- mm-dd-yyyy
- yyyy-mm-dd
- Error: Duplicate Unique Property Value
Solusi: Pastikan tidak ada nilai duplikat dalam kolom yang ditandai sebagai unik, seperti email atau ID. - Error: File Not Found
Solusi: Periksa kembali jenis dan format file Anda. Pastikan file yang diunggah benar, lalu unggah ulang file tersebut. - Error: Required Fields Missing
Solusi: Pastikan semua field yang wajib diisi telah disertakan dan diformat dengan benar. Contoh: Untuk opportunities: Opportunity Name. Untuk contacts: Email, Phone, atau Name
Tips Tambahan
- Selalu periksa file Anda dengan teliti sebelum melakukan impor untuk meminimalisir kesalahan.
- Jika Anda mengalami kendala selama proses impor, silakan merujuk kembali ke panduan ini atau hubungi tim dukungan kami untuk bantuan lebih lanjut.